Sé que todos vivimos en una situación muy complicada que nos ha obligado a trabajar bajo un conjunto diferente de reglas, tratando de ponernos al día para ser productivos y trabajar como solíamos hacerlo, pero en modo de trabajo completamente remoto.
Para algunos de nosotros, esto ha sido bastante fácil porque las personas que trabajan en la industria tecnológica, en cierto nivel, ya trabajan de forma remota. Especialmente las personas, como yo, que trabajan para empresas internacionales con equipos de diferentes ubicaciones, zonas horarias, etc., estábamos acostumbrados a algunas partes del proceso. Las herramientas que usábamos como Slack, Zoom, Microsoft Team o Google Meet no eran algo nuevo para nosotros.
Además, estábamos acostumbrados a gestionar diferentes zonas horarias en nuestras reuniones para poder encontrar un momento adecuado para todos nosotros y poder compartir nuestra experiencia, etc. Así que parecía que íbamos a hacerlo perfectamente. Pero, ese no es el caso, y ha sido bastante para todos.
Solo déjame hacerte una pregunta: ¿Cómo está tu calendario ahora comparado con cómo estaba antes de la pandemia? ¿Cuántas horas tienes dedicadas solo a reuniones internas?
Si buscas un poco, incluso aquí en Medium, podrías encontrar muchos ejemplos sobre esto, también si escuchas el podcast ya estás al tanto de esta situación, cada uno de nosotros sabe sobre esa situación o simplemente la hemos experimentado nosotros mismos.
Parece que estábamos tratando de cambiar de las conversaciones habituales que teníamos en la oficina o con clientes a una conferencia en línea de unos 30 minutos para ponernos al día sobre cualquier otro tema que solíamos manejar en un café rápido en la oficina o simplemente una llamada rápida de 2 minutos.
Aunque la mayoría de nosotros hemos crecido en el mundo de la mensajería instantánea y no quiero hablar de las «nuevas cosas» si podemos llamar a WhatsApp, Telegram o Slack de esa manera, lo estábamos haciendo desde hace mucho tiempo, con AOL, ICQ o IRC.
Nos hemos entrenado en la comunicación asincrónica, pero parece que no aprendimos nada de ella. ¿Cuántas reuniones podrían ser reemplazadas por un hilo de correo electrónico? ¿Cuántas reuniones podrían ser reemplazadas por un canal de Slack?
Estamos acostumbrados a pensar de la otra manera, que la reunión es mucho más efectiva que un hilo de correo, y eso posiblemente sea cierto en algunos casos. Finalmente, tenemos a todos los interesados al mismo tiempo en el mismo lugar hablando sobre el mismo tema, lo que hace que el tiempo dedicado al asunto sea menor.
Pero el problema es cuando el número de conversaciones y temas crece exponencialmente porque también necesitamos trabajar en base a eso. Acabamos de escuchar a un colega mío hace unos días decir algo como esto:
- Ahora tengo todo el día bloqueado con reuniones
- Para cada una de estas reuniones, termino con tareas que necesito trabajar.
- Pero basado en lo lleno que está mi calendario, tengo menos tiempo para trabajar en ellas
- Cada día tengo más trabajo por hacer y no puedo cumplir con mis plazos
Y este ciclo se repite una y otra vez y empeora la situación cada día, porque es cierto que estamos pasando mucho tiempo en reuniones, pero no solo eso, también las reuniones son bastante más agotadoras, lo que te deja con menos energía para trabajar en esos puntos de acción que recopilaste.
Además, está el horario del calendario, ya que tienes tantas reuniones que no puedes bloquear parte de tu tiempo más productivo para trabajar en esos elementos, y te ves obligado a trabajar en ellos solo en los espacios libres que tienes disponibles entre todas esas reuniones. Eso significa que no estás eligiendo lo que vas a hacer ahora, solo necesitas luchar para poder encontrar algún espacio para poder despejar un poco tu escritorio de esas tareas pendientes.
Entonces, ¿parece que el correo electrónico y la comunicación asincrónica son la respuesta a todo lo que estamos sufriendo ahora? No. Probablemente no, pero al menos la comunicación asincrónica se centra en varios conceptos clave que son importantes tener en cuenta:
Tu tiempo es tan valioso como el de cualquier otro.
Cuando eres el organizador de una reunión y tienes una lista de asistentes, probablemente la importancia del tema a discutir no será la misma para cada uno de ellos. Probablemente para ti como organizador eres el más interesado en organizar esa reunión y obtener algún resultado de ella, pero otros probablemente tengan otras cosas importantes en sus mentes también a esos niveles.
Por lo tanto, la comunicación asincrónica permite a todos manejar sus prioridades y actuar sobre cada elemento según puedan basarse en su lista de prioridades.
La flexibilidad es la clave
No estoy obligado a estar a las 9 PM mi hora para poder reunirme con mis colegas de EE. UU. o mis colegas indios no están obligados a hacerlo al mismo tiempo conmigo. La comunicación asincrónica permite a cualquiera atender los asuntos importantes durante el tiempo en que son más productivos y también poder gestionar su propio horario y tiempo.
Para mí puede ser mejor responder a esas preguntas durante mis horas de la mañana o al revés, prefiero centrarme en algunas tareas al comienzo de mi día y usar la tarde para cubrir esas.
La gestión también es necesaria para las conversaciones asincrónicas
El problema de la comunicación asincrónica, como sabemos, es que las cosas pueden ralentizarse porque, basándonos en los temas anteriores, las preguntas podrían necesitar más tiempo para responderse, pero esto se puede resolver utilizando la gestión de esas conversaciones. Cosas como plazos, recordatorios, conversaciones de seguimiento 1 a 1 podrían ayudar a cerrar los temas. El rol es el mismo que el del organizador de la reunión en la reunión en línea, pero utilizando herramientas asincrónicas.
Malentendidos entre lo escrito y lo hablado
Usualmente decimos que es más fácil no captar el significado completo de la conversación en un mundo asincrónico porque carecemos de muchos recursos que tenemos en nuestra reunión en línea o incluso mejor en nuestras reuniones cara a cara. Y eso es cierto. Incluso, con emojis y demás, no tenemos la misma caja de herramientas que tenemos usando nuestra voz o nuestro cuerpo para hacerlo, pero esto no es algo que no se resuelva también en los otros tipos de comunicación. ¿Cuántas veces pensamos que lo que otra persona estaba diciendo usando su voz tiene un significado diferente comparado con lo que realmente intentó decir? Tratamos de resolver eso con las actas de la reunión y tratando de ponerlo por escrito para poder tener un entendimiento común. Y probablemente esto es algo que evitamos en la comunicación asincrónica porque esto ya está escrito, pero esto no debería evitarse ya que también nos ayuda a poner todo junto nuevamente en la misma página sobre nuestro entendimiento común.
Conclusión
Así que, espero que todos aprendamos de esta situación para tratar de mejorar la forma en que nos comunicamos entre nosotros para ser más productivos y más eficientes y también para mejorar nuestro propósito de gestión del tiempo. Y soy consciente de que probablemente esta no sea la situación para todos nosotros, pero esto es bastante común y es importante tenerlo en cuenta incluso si somos capaces de tener éxito durante este tsunami de reuniones que enfrentamos cada día.
Además, mis expectativas son que probablemente todo lo que aprendamos en esta situación pueda ayudarnos a estar más preparados para la próxima o para nuestro trabajo diario cuando volvamos a la nueva situación normal si esto va a suceder en algún momento.
