Sé que todos vivimos en una situación muy complicada que nos ha obligado a trabajar bajo un conjunto diferente de reglas, tratando de ponernos al día para ser productivos y trabajar como solíamos hacerlo, pero en modo de trabajo completamente remoto.

Para algunos de nosotros, esto ha sido bastante fácil porque las personas que trabajan en la industria tecnológica, en cierto nivel, ya trabajan de forma remota. Especialmente las personas, como yo, que trabajan para empresas internacionales con equipos de diferentes ubicaciones, zonas horarias, etc., estábamos acostumbrados a algunas partes del proceso. Las herramientas que usábamos como Slack, Zoom, Microsoft Team o Google Meet no eran algo nuevo para nosotros.

Además, estábamos acostumbrados a gestionar diferentes zonas horarias en nuestras reuniones para poder encontrar un momento adecuado para todos nosotros y poder compartir nuestra experiencia, etc. Así que parecía que íbamos a hacerlo perfectamente. Pero, ese no es el caso, y ha sido bastante para todos.

Solo déjame hacerte una pregunta: ¿Cómo está tu calendario ahora comparado con cómo estaba antes de la pandemia? ¿Cuántas horas tienes dedicadas solo a reuniones internas?

Si buscas un poco, incluso aquí en Medium, podrías encontrar muchos ejemplos sobre esto, también si escuchas el podcast ya estás al tanto de esta situación, cada uno de nosotros sabe sobre esa situación o simplemente la hemos experimentado nosotros mismos.

Parece que estábamos tratando de cambiar de las conversaciones habituales que teníamos en la oficina o con clientes a una conferencia en línea de unos 30 minutos para ponernos al día sobre cualquier otro tema que solíamos manejar en un café rápido en la oficina o simplemente una llamada rápida de 2 minutos.

Aunque la mayoría de nosotros hemos crecido en el mundo de la mensajería instantánea y no quiero hablar de las «nuevas cosas» si podemos llamar a WhatsApp, Telegram o Slack de esa manera, lo estábamos haciendo desde hace mucho tiempo, con AOL, ICQ o IRC.

Nos hemos entrenado en la comunicación asincrónica, pero parece que no aprendimos nada de ella. ¿Cuántas reuniones podrían ser reemplazadas por un hilo de correo electrónico? ¿Cuántas reuniones podrían ser reemplazadas por un canal de Slack?

Estamos acostumbrados a pensar de la otra manera, que la reunión es mucho más efectiva que un hilo de correo, y eso posiblemente sea cierto en algunos casos. Finalmente, tenemos a todos los interesados al mismo tiempo en el mismo lugar hablando sobre el mismo tema, lo que hace que el tiempo dedicado al asunto sea menor.

Pero el problema es cuando el número de conversaciones y temas crece exponencialmente porque también necesitamos trabajar en base a eso. Acabamos de escuchar a un colega mío hace unos días decir algo como esto:

• Ahora tengo todo el día bloqueado con reuniones
• Para cada una de estas reuniones, termino con tareas que necesito trabajar.
• Pero basado en lo lleno que está mi calendario, tengo menos tiempo para trabajar en ellas
• Cada día tengo más trabajo por hacer y no puedo cumplir con mis plazos

Y este ciclo se repite una y otra vez y empeora la situación cada día, porque es cierto que estamos pasando mucho tiempo en reuniones, pero no solo eso, también las reuniones son bastante más agotadoras, lo que te deja con menos energía para trabajar en esos puntos de acción que recopilaste.

Además, está el horario del calendario, ya que tienes tantas reuniones que no puedes bloquear parte de tu tiempo más productivo para trabajar en esos elementos, y te ves obligado a trabajar en ellos solo en los espacios libres que tienes disponibles entre todas esas reuniones. Eso significa que no estás eligiendo lo que vas a hacer ahora, solo necesitas luchar para poder encontrar algún espacio para poder despejar un poco tu escritorio de esas tareas pendientes.

Entonces, ¿parece que el correo electrónico y la comunicación asincrónica son la respuesta a todo lo que estamos sufriendo ahora? No. Probablemente no, pero al menos la comunicación asincrónica se centra en varios conceptos clave que son importantes tener en cuenta:

Tu tiempo es tan valioso como el de cualquier otro.

Cuando eres el organizador de una reunión y tienes una lista de asistentes, probablemente la importancia del tema a discutir no será la misma para cada uno de ellos. Probablemente para ti como organizador eres el más interesado en organizar esa reunión y obtener algún resultado de ella, pero otros probablemente tengan otras cosas importantes en sus mentes también a esos niveles.

Por lo tanto, la comunicación asincrónica permite a todos manejar sus prioridades y actuar sobre cada elemento según puedan basarse en su lista de prioridades.

La flexibilidad es la clave

No estoy obligado a estar a las 9 PM mi hora para poder reunirme con mis colegas de EE. UU. o mis colegas indios no están obligados a hacerlo al mismo tiempo conmigo. La comunicación asincrónica permite a cualquiera atender los asuntos importantes durante el tiempo en que son más productivos y también poder gestionar su propio horario y tiempo.

Para mí puede ser mejor responder a esas preguntas durante mis horas de la mañana o al revés, prefiero centrarme en algunas tareas al comienzo de mi día y usar la tarde para cubrir esas.

La gestión también es necesaria para las conversaciones asincrónicas

El problema de la comunicación asincrónica, como sabemos, es que las cosas pueden ralentizarse porque, basándonos en los temas anteriores, las preguntas podrían necesitar más tiempo para responderse, pero esto se puede resolver utilizando la gestión de esas conversaciones. Cosas como plazos, recordatorios, conversaciones de seguimiento 1 a 1 podrían ayudar a cerrar los temas. El rol es el mismo que el del organizador de la reunión en la reunión en línea, pero utilizando herramientas asincrónicas.

Malentendidos entre lo escrito y lo hablado

Usualmente decimos que es más fácil no captar el significado completo de la conversación en un mundo asincrónico porque carecemos de muchos recursos que tenemos en nuestra reunión en línea o incluso mejor en nuestras reuniones cara a cara. Y eso es cierto. Incluso, con emojis y demás, no tenemos la misma caja de herramientas que tenemos usando nuestra voz o nuestro cuerpo para hacerlo, pero esto no es algo que no se resuelva también en los otros tipos de comunicación. ¿Cuántas veces pensamos que lo que otra persona estaba diciendo usando su voz tiene un significado diferente comparado con lo que realmente intentó decir? Tratamos de resolver eso con las actas de la reunión y tratando de ponerlo por escrito para poder tener un entendimiento común. Y probablemente esto es algo que evitamos en la comunicación asincrónica porque esto ya está escrito, pero esto no debería evitarse ya que también nos ayuda a poner todo junto nuevamente en la misma página sobre nuestro entendimiento común.

Conclusión

Así que, espero que todos aprendamos de esta situación para tratar de mejorar la forma en que nos comunicamos entre nosotros para ser más productivos y más eficientes y también para mejorar nuestro propósito de gestión del tiempo. Y soy consciente de que probablemente esta no sea la situación para todos nosotros, pero esto es bastante común y es importante tenerlo en cuenta incluso si somos capaces de tener éxito durante este tsunami de reuniones que enfrentamos cada día.

Además, mis expectativas son que probablemente todo lo que aprendamos en esta situación pueda ayudarnos a estar más preparados para la próxima o para nuestro trabajo diario cuando volvamos a la nueva situación normal si esto va a suceder en algún momento.

I know that we all live in a very complicated situation that has been forced all of us to work by a different set of rules, trying to catch up to be productive and work as we used to do it but in full remote work mode.

For some of us, this has been quite easy because people working in the Tech industry are, at some level, working remotely. Especially the people, like me, that works for International companies with teams from different locations, time zones and so, we were usual to some parts of the process. The tools we were using like Slack, Zoom, Microsoft Team, or Google Meet were not a new thing from us.

Also, we were used to managing different time zones from our meetings to be able to find a quite valid spot for all of us to be able to share our experience and so on. So, it seemed we were going to doing it perfectly. But, that’s not the case, and it is been pretty much for everyone.

Just let me ask you one question: How is your calendar now comparing to how it was before the pandemic? How many hours do you have just entirely for internal meetings?

If you search a little bit around even here in Medium you could find so many examples about this, also if you listening to the podcast you are already aware of this situation, each of us knows about that situation or we’re just experienced ourselves.

Because it seems we were trying to switch from the usual conversations we had in the office or with customers to an online conference about 30 minutes to catch up on any other topic that we usually managed in a quick coffee in the office or just a quick 2 minutes call.

Even that most of us have been grown in the Instant Messing world and I don’t want to talk about the “new things” if we can call WhatsApp, Telegram or Slack that way, we were doing that since long long time ago, with AOL, ICQ or IRC.

We’ve been trained ourselves in asynchronous communication but it seems we didn’t learn anything from it. How many meetings could be replaced by an email thread? How many meetings could be replaced by a slack channel?

We’re used to thinking the other way that the meeting is quite more effective than a mail thread, and that’s possibly true in some cases. We finally have all the stakeholders at the same time in the same place talking about the same topic makes that the matter of time dedicated to the issue is going to be less.

But the problem is where the number of conversations and topics grows exponentially because we also need to work based on that. We just heard a colleague of mine a few days ago saying something like this:

• Now I have all day blocked with meetings
• For each of these meetings, I end up with action items that I need to work on.
• But based on how full my calendar is I have less time to work on them
• Each day I have more work to do and not able to meet my deadlines

And this loop goes over and over and makes the situation worse each day, because it is true that we’re spending a lot of times in meetings but not only that, also meetings are quite more exhausted what makes you also with less energy to work on those action point you collected.

Also, there is the calendar schedule, as you have so many meetings you are not able to block some of your most productive time to work on those items, and you’re forced to work on them only of the free slots you’ve available between all those meetings. That means that you’re not choosing what you’re going to do now, you just need to fight to be able to find some slot to be able to clear your desk a little bit of those pending tasks.

So, it seems that email and asynchronous communication is the answer to everything we’re suffering now? No. Probably not, but at least asynchronous communication is focused on several key concepts that are important to keep in mind:

Your time is as valuable as anyone else.

When you are an organizer of a meeting and you have a list of attendees probably the importance of the topic to discuss will not be the same for each of them. Probably for you as the organizer you’re the most interested to host that meeting and get some output from it, but others probably have other important things in their minds too at those levels.

So, asynchronous communication allows everyone to handle their priorities and act on each item as they can be based on their priority list.

Flexibility is the key

I’m not forced to be at 9 PM my time to be able to meet my US colleagues or my Indian colleagues are not forced to do it at the same time with me. Asynchronous communication makes anyone be able to attend the important business during the time they’re most productive and also being able to manage their own schedule and time.

For me can be better to respond to those questions during my morning hours or the other way around I prefer to focus on some tasks at the beginning of my day and use the afternoon to cover those.

Management is required for asynchronous conversations too

The problem of the asynchronous communication as we know is that things can be slowed because based on the previous topics, questions could need more time to answer, but this can be solved using the management of those conversations. Things like deadlines, reminders, catchup 1 on 1 conversation could help to get closure to the topics. The role is the same as the meeting organizer does in the online meeting but using asynchronous tools.

Written versus Speaking misunderstanding

Usually, we said that is easier to not get the complete meaning of the conversation in an asynchronous world because we lack a lot of resources we have in our online meeting or even better in our face to face meetings. And that’s true. Even, with emojis and so on, we don’t have the same toolbox as we have using our voice or our body to do that, but this is not something that is not solved also in the other kinds of communication. How many times do we think that what another person was telling using his voice has a different meaning compared to what he really tried to say? We try to solve that with the meeting minutes and trying to put it into writing to be able to have a common understanding. And probably this is something that we avoid in asynchronous communication because this is already been written, but this shouldn’t be avoided as it also helps us to put all together again on the same page about our common understanding.

Wrap-up

So, I hope that we all learn about this situation to try to improve the way we communicate with each other to be more productive and more efficient and also to improve our time management purpose. And I’m aware that this probably not the situation for all of us, but this is quite usual and it’s important to keep those in mind even if we’re able to succeed during this meeting tsunami we’re facing each day.

Also, my expectations are that probably all we learn in this situation can help us to be more prepared for the next one or for our daily work when we go back to the new normal situation if this is going to happen at any point.